校內(nèi)各有關(guān)單位：

為做好校慶檔案歸檔工作，確保各類檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

在校慶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體形式的文件材料。文件材料的歸檔范圍按照《西北大學(xué)校慶檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件1）執(zhí)行。

二、歸檔時(shí)間

 2023年6月30日前。

三、歸檔要求

1、請(qǐng)各單位按時(shí)移交檔案，做到立卷規(guī)范，歸檔材料齊全、完整；希望各單位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員切實(shí)履行檔案工作職責(zé)，做好本單位檔案材料的歸檔工作。任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

2、涉密檔案單獨(dú)立卷歸檔，“堅(jiān)持上網(wǎng)信息不涉密，涉密信息不上網(wǎng)”，其中涉密歸檔材料的移交目錄請(qǐng)用涉密計(jì)算機(jī)打印或手工填寫送交檔案館。

3. 歸檔單位移交檔案材料時(shí)須填寫《西北大學(xué)檔案移交目錄》（附件2）一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后，歸檔單位和檔案館各存1份。

4、歸檔所需的案卷封皮從檔案館領(lǐng)取，卷內(nèi)目錄（附件3）、備考表（附件4）附后。

5、歸檔請(qǐng)用西北大學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)提交目錄及原文，聲像檔案文件請(qǐng)上傳原文件至系統(tǒng)并拷貝本地備份移交，文件格式需符合西北大學(xué)檔案信息系統(tǒng)要求的格式。如確因現(xiàn)實(shí)問題文件格式和大小無法符合上傳要求，需要選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行移交。

6、歸檔文件材料需準(zhǔn)備一式三份，原件交檔案館歸檔，一份交校慶辦留存，一份原單位自行留存。

四、移交地點(diǎn)、聯(lián)系人及電話

地址：太白校區(qū)圖書館一層?xùn)|側(cè)檔案館110室。

聯(lián)系人：趙嘉文

聯(lián)系電話：88302979

附件：1.西北大學(xué)校慶檔案歸檔范圍和保管期限表

2.西北大學(xué)檔案移交目錄

3.卷內(nèi)目錄

4.備考表

   5.歸檔系統(tǒng)說明

                                                                                               檔 案 館

                                                                                               校 慶 辦

                                                                                            2023年3月22日